Met ingang van 1 september 2023 stopt de Radboud Universiteit met de campuslicentie voor videoconferentiesoftware Zoom. Online colleges geef je bij voorkeur met Virtual Classroom in Brightspace of Teams Meetings.
Met een aanvullende RU-licentie kun je meetings organiseren tot 300 personen. Om de meetings overzichtelijk te houden en goed te laten verlopen kun je als host je deelnemers beheren.
Beheren van deelnemers
- Klik op Participants om rechts in beeld een overzicht van de deelnemers te krijgen.
- Klik op Invite om meer deelnemers uit te nodigen. Lees de handleiding Hoe start en plan ik een sessie in Zoom? voor meer informatie over het uitnodigen van deelnemers.
- Klik op Mute All om de audio van alle deelnemers uit te schakelen. Je kan vervolgens aanvinken of deelnemers de eigen audio weer mogen inschakelen wanneer ze dat willen, of dat alleen de host deze weer kan inschakelen.
- Onder de drie puntjes heb je de volgende mogelijkheden:
- Mute Participants Upon Entry: Nieuwe deelnemers komen de meeting binnen met hun microfoon uitgeschakeld.
- Allow Participants to Unmute Themselves: Geef deelnemers de toestemming om zelf hun microfoon weer aan te zetten.
- Allow Participants to Rename Themselves: Geef deelnemers de toestemming om hun eigen zichtbare naam te wijzigen.
- Play Sound when someone joins or leaves: Zoom speelt een geluid af elke keer als er een nieuwe deelnemer binnenkomt of weggaat.
- Enable Waiting Room: Schakel de wachtruimte in. Nieuwe deelnemers worden in de wachtruimte geplaatst voor ze deel kunnen nemen aan de meeting.
- Lock Meeting: Maak de meeting besloten, er kunnen dan geen nieuwe deelnemers meer deelnemen.
Wanneer je als host een presentatie wil geven of lang aan het woord bent, is het handig om alle deelnemers op Mute te zetten via Mute All. Wanneer de microfoon van deelnemers aan staat kan dit als storend worden ervaren. Wanneer een meeting wordt gebruikt voor discussie en interactie is het aan te raden om deelnemers zelf de audio te laten beheren.
Deelnemers pinnen of een spotlight zetten
Als host kun je er in de sessie voor kiezen om een aantal camera's (maximaal 9) vast te pinnen of er een spotlight op te plaatsen. Door een spotlight op een camera te zetten staat deze altijd bij alle deelnemers in beeld. Je kan ook deelnemers pinnen voor jezelf, dan staan deze deelnemers altijd bij jou in beeld.
- Klik op de drie puntjes bij de deelnemer die je in de spotlight voor iedereen wilt plaatsen of wilt pinnen.
- Klik op Pin om een deelnemer te pinnen, deze deelnemer blijft dan in beeld staan.
- Klik op Add spotlight voor everyone om een deelnemer in de spotlight te plaatsen. Deze deelnemer is dan altijd voor iedereen in beeld, ook als hij niet aan het woord is.
Wanneer je met andere docenten een presentatie geeft, of op een andere manier hulp van iemand krijg bij een presentatie, is het handig op hem/haar een spotlight te plaatsen. Op deze manier zijn alle docenten continu in beeld, in plaats van alleen de spreker.
Het is ook mogelijk om meerdere deelnemers in de spotlight te zetten of te pinnen. In dit voorbeeld is er voor gekozen een spotlight voor iedereen op de deelnemer te plaatsen. De instellingen om een pin te vervangen, toe te voegen of te verwijderen werken hetzelfde.
- Klik op de drie puntjes bij de deelnemer die je wilt pinnen of wie je in de spotlight wilt plaatsen.
- Klik op Add Spotlight om deze deelnemer toe te voegen aan de spotlight.
- Klik op Replace Spotlight/Pin om de spotlight/pin te verplaatsen naar deze deelnemer.
- Klik op Remove Spotlight/Pin om de spotlight/pin te verwijderen.
Deelnemers verwijderen of wijzigen
Er zijn twee manieren om deelnemers te wijzigen. Dit kan via Participants zoals hierboven beschreven. Klik vervolgens op More achter de naam van de deelnemer.
- Chat: stuur een privé bericht naar de deelnemer.
- Ask to Start Video: Vraag de deelnemer om de camera in te schakelen indien deze uitstaat.
- Make Host: Verander de rol van de deelnemer naar Host.
- Make Co-Host: Verander de rol van de deelnemer naar Co-Host.
- Rename: Verander de naam van de deelnemer.
- Put in Waiting Room: Plaats de deelnemer in de wachtruimte. Hij/zij kan de meeting op dat moment niet volgen.
- Remove: Verwijder de deelnemer uit de meeting.
- Report: Rapporteer de deelnemer bij Zoom voor bijvoorbeeld ongepast schermdelen of als onuitgenodigde deelnemer.
Het is ook mogelijk om deelnemers te beheren door rechtsboven het beeld van de deelnemer op de drie puntjes te klikken.
- Ask to Start Video: Vraag de deelnemer om de camera in te schakelen indien deze uitstaat.
- Chat: stuur een privé bericht naar de deelnemer.
- Rename: Verander de naam van de deelnemer.
- Make Host: Verander de rol van de deelnemer naar Host.
- Make Co-Host: Verander de rol van de deelnemer naar Co-Host.
- Remove: Verwijder de deelnemer uit de meeting.
- Report: Rapporteer de deelnemer bij Zoom voor bijvoorbeeld ongepast schermdelen of als onuitgenodigde deelnemer.
- Put in Waiting Room: Plaats de deelnemer in de wachtruimte. Hij/zij kan de meeting op dat moment niet volgen.
- Hide Non-Video Participants: Wanneer deelnemers hun camera hebben uitgeschakeld kun je er voor kiezen om deze deelnemers niet in de Gallery View te zien.
Deelnemers in de wachtruimte plaatsen
Door een wachtruimte in te schakelen kun je als host overzicht en controle houden over wanneer deelnemers de sessie binnenkomen. Je kan als host deelnemers één voor één toelaten, en ook tijdens de meeting kun je deelnemers terug in de wachtruimte plaatsen.
Onder Participants zie je een overzicht van deelnemers die in de wachtruimte zitten.
- Klik op Message om de chat te openen en een bericht naar de deelnemers te sturen. Bijvoorbeeld: "Graag nog 5 minuten geduld, ik laat jullie zo binnen".
- Klik op Admit All om iedereen in de wachtruimte in een keer toe te laten.
- Klik op Admit achter de wachtende deelnemer om deelnemers individueel toe te laten.
- Klik op Remove om deelnemers uit de wachtruimte te verwijderen. Zij kunnen dan geen deel meer nemen aan de meeting.
- Stuur via de chat een bericht naar de deelnemers in de wachtruimte.
Alleen deelnemers in de wachtruimte die de desktop versie gebruiken zullen de chat berichten ontvangen. Deelnemers die via de browser deelnemen zien de gestuurde berichten niet.
