Bij een webinar kun je werken met registraties. De deelnemers moeten vooraf hun aanwezigheid opgeven, voor ze toegelaten worden. Voordeel is dat je meer controle hebt over het maximaal aantal deelnemers en dat je vooraf een selectie kunt maken wie je wel en niet toelaat. Bovendien kun je bij de registratie aanvullende vragen stellen, voor bijvoorbeeld een inventarisatie van de achtergrond van de deelnemers of vragen die zij eventueel al hebben ter voorbereiding van de webinar.
Registraties inschakelen
Registraties schakel je in bij de instellingen van de webinar.
- Navigeer naar https://zoom.us en log in met je Radboud Zoom-account.
- Navigeer naar Webinars.
- Navigeer naar Upcoming.
- Selecteer de webinar waar je registraties voor wilt inschakelen.
Vink onder Registration de optie Required aan.
Indien de webinar uit een reeks bestaat, heb je keuze uit de volgende mogelijkheden:
- Attendees register once and can attend any of the occurrences: Deelnemers schrijven zich één keer in en kunnen aan alle meetings deelnemen.
- Attendees need to register for each occurence to attend: Deelnemers moeten zich voor elke meeting afzonderlijk inschrijven.
- Attendees register once and can choose one or more occurences to attend: Deelnemers registreren zich eenmalig en kiezen één of meerdere meetings waar zij aan deel willen nemen. Ze moeten selecteren op welke data en tijden ze deel willen nemen en worden alleen geregistreerd voor deze meetings.
Klik op Save om de wijzigingen te bewaren.
Onderin het scherm van de geplande webinar vind je gegevens over de registraties onder Invites.
- Klik op Copy Invitation om de uitnodiging voor registratie te kopiëren. Je kunt deze tekst in een e-mail plakken of op een website publiceren.
- Klik op Send Invitation to Me om jezelf een mail met de uitnodiging te sturen.
- Klik bij Registration Settings op Edit om opties voor de registratie in te stellen.
- Klik bij Manage Attendees op Edit om de registreerde deelnemers te beheren.
Instellingen bij registraties
Bij Registration Settings kun je via Edit opties voor de registratie in te stellen.
- Geef aan of registratie automatisch goedgekeurd worden of dat je als organisator wilt bepalen welke registratie toegelaten wordt.
- Selecteer Send an email to host when someone registers, als je een e-mail wilt krijgen bij elke registratie.
- Selecteer Restrict number of registrants als je het aantal deelnemers wilt beperken. Het maximum aantal registraties is gelijk aan het maximum aantal deelnemers van een webinar: 1000.
- Schakel Show social share buttons on registration page uit, tenzij je wil dat het registratiefomulier makkelijk gedeeld mag worden via de sociale media.
- Klik op Save All om de wijzigingen op te slaan.
Registratieformulier aanpassen
Je kunt het formulier voor de registratie aanpassen en aanvullende informatie van de deelnemer vragen. Standaard vraag Zoom Webinar alleen om een voor- en achternaam en een e-mailadres. Maar je kunt ook om meer informatie vragen en eigen velden toevoegen aan het formulier.
- Klik bij Registration Settings op Edit.
- Klik op het tabblad Questions om voorgedefinieerde velden toe te voegen of te verwijderen.
- Selecteer een veld dat je toe wilt voegen. Standaard is de achternaam geselecteerd.
- Geef aan of een veld verplicht is.
- Klik op Custom Questions om eigen vragen toe te voegen aan het registratieformulier.
- Klik op New Question om een nieuw vraag te maken.
- Selecteer het type vraag: Short Answer, Single Answer of Multiple Answer.
- Geef aan of de vraag verplicht is.
- Type een vraag en eventueel de antwoordopties.
- Klik op Create om de vraag toe te voegen.
- Klik op Save All om alle wijzigingen op te slaan.
Een registratieformulier waar deelnemers zich voor één of meer webinars uit een reeks kunnen aanmelden en waar extra vragen aan toegevoegd zijn, kan er zo uit zien:
Registraties beheren
Je kunt voor de webinar een lijst opvragen van de deelnemers die zich geregistreerd hebben en de antwoorden die zij hebben gegeven op de vragen in het aanmeldformulier. Hier kun je ook deelnemers goedkeuren of afwijzen.
In het tabblad Pending Approval zie je deelnemers die nog goed gekeurd moeten worden. Hier verschijnen namen als je de registratie heb ingesteld op handmatig goedkeuren.
- Klik op de naam van de deelnemer om details te bekijken.
- Selecteer de deelnemers waarvan je de staus wilt wijzigen.
- Klik op Approve of Deny om de deelnemer goed te keuren of af te wijzen.
Indien je een deelnemers afwijst word je gevraagd een reden op te geven in de afwijzingsmail die de deelnemer ontvangt.
Indien je een deelnemer goedkeurt, ontvangt deze automatisch een bevestigingsmail.
Op het tabblad Approved vind je alle goedgekeurde registraties. Indien je de registratie hebt ingesteld op automatisch goedkeuren, komen alle deelnemers vanzelf in deze lijst terecht.
- Klik op naam van een deelnemer op de details te bekijken.
- Selecteer één of meer deelnemers.
- Klik op Cancel Registration om de registratie af te wijzen. Je wordt gevraagd een reden op te geven in de afwijzingsmail die de deelnemer ontvangt.
- Klik op Resend Confirmation Email om de bevestigingsmail opnieuw aan de deelnemer te sturen. Je kunt ook op Copy klikken om de tekst van de bevestigingsmail te kopiëren en te gebruiken in je eigen mailprogramma.
Op het tabblad Denied/Blocked vind je alle afgewezen registraties als ook de deelnemers die je tijdens de webinar verwijderd hebt. Hier kun je deelnemers alsnog goedkeuren, mocht je per ongeluk iemand afgewezen of verwijderd hebben.
- Klik op naam van een deelnemer op de details te bekijken.
- Selecteer één of meer deelnemers.
- Klik op Approve om de registratie goed te keuren. De deelnemers ontvang automatisch een bevestigingsmail.