Hoe controleer ik de geldigheid van een evaluatie?
LET OP: Een evaluatie met minder dan 5 respondenten OF met een responspercentage van minder dan 20% wordt als niet representatief gezien en daarom ongeldig verklaard.
- Controleer linksboven in beeld of je in de juiste omgeving zit. Zo niet, volg dan eerst deze stappen (opent in pop-up).
- Klik in het linkermenu op 'Evaluaties'. Je ziet nu een lijst met cursusevaluaties van cursussen waar jij als docent (of ondersteuningsmedewerker) aan gekoppeld bent. Als je het idee hebt dat er evaluaties missen, controleer dan of het filter (rechtsboven) goed staat, kies bij voorkeur voor 'Alles'.
- Kijk alleen naar evaluaties die de status Afgelopen hebben.
- In de rechterkolom 'Respons/deelnemers' zie je achter elke cursus zowel het aantal deelnemers (aantal respondenten/aantal uitgenodigd) als het responspercentage staan.
- Is het aantal respondenten lager dan 5 OF het responspercentage lager dan 20%? Dan is de evaluatie ongeldig verklaard en moet je deze stappen volgen. Is de evaluatie geldig, ga dan door met het downloaden van de rapportage.
Voorbeelden:
- 2/8 (25%) > ONGELDIG door minimum aantal deelnemers
- 6/33 (18%) > ONGELDIG door responspercentage
- 7/9 (77%) > GELDIG
Wat moet ik doen bij een geldige evaluatie?
Als een evaluatie geldig is, moet de evaluatierapportage geupload worden in het cursusdossier. Wanneer je op (een geldige) cursus hebt geklikt, kom je in het overzichtscherm van de cursusevaluatie.
Hoe download ik de rapportage?
In het overzichtscherm van de evaluatie, zie je aan de rechterkant het volgende menu:
- Klik op 'Resultaten'.
- Je komt in het resultatenscherm van de cursusevaluatie. Klik rechtsboven op de knop 'download rapportage'.
Er verschijnt een pop-up:
- Selecteer het sjabloon 'Cursusdossier FdL / Course dossier FdL'. Alle instellingen staan dan automatisch goed.
Als je de rapportage niet meteen in het juiste Cursusdossier hangt, zet dan het jaar (+ periode) achter de 'Rapportagenaam', want de evaluaties kunnen door periodes/jaren heen in Evalytics dezelfde naam hebben.
- Download de rapportage en sla hem op in de 'Downloads'-map van je computer. De rapportages hoeven niet bewaard te worden, dus verwijder ze straks allemaal weer uit de 'Downloads'.
Het duurt soms even voor je het 'opslaan'-venster ziet verschijnen. De rapportage wordt gegenereerd, te zien aan deze melding:
- Om weer terug te keren naar de opleidingsomgeving met de lijst van bijbehorende evaluaties, klik je links in het menu op 'Evaluaties'.
Je kunt nu de evaluatie meteen in het juiste dossier zetten (ga door met de volgende stappen), of handel eerst alle evaluaties binnen de opleiding af (begin dan weer hier).
Hoe zet ik de rapportage(s) in Cursusdossiers?
Let op! Je kunt alleen inloggen bij cursusdossiers als je op campus bent of de VPN aan hebt staan.
- Log in bij cursusdossiers.
Je ziet dit menu:
- Typ de cursuscode in het zoekveld 'Search'.
Het is meestal genoeg om een deel van de cursuscode in te typen, waarbij je het voorvoegsel 'LET' weglaat. Dus als je de cursus LET-GESM4135 zoekt, is het voldoende om GESM4135 in te vullen.
De cursuscode vind je in de lijst met evaluaties in de opleidingsomgeving (daar ben je als het goed is weer terechtgekomen na het downloaden van de rapportage, bij stap 9. (voorbeeld: zie afbeelding hieronder)
- Selecteer in het menu het juiste collegejaar bij 'Year'
- Klik op 'Apply'.
Afhankelijk van hoe vaak een cursus per jaar wordt aangeboden, zie je één of meer dossiers staan:
- Controleer het jaartal en de cursuscode;
- Controleer ook de periode, indien er voor meer dan één periode dossiers worden getoond.
- Klik het dossier aan; er verschijnen 5 mappen. Klik meteen door naar map 05_Cursusevaluatie_Course-evaluation.
- Je kunt nu op twee manieren snel de rapportage erin zetten:
- Je sleept het bestand meteen na downloaden vanuit de 'downloadbalk' naar het Cursusdossiers.
OF - Je sleept het bestand vanuit de Windowsverkenner 'Downloads'-map.
- Je sleept het bestand meteen na downloaden vanuit de 'downloadbalk' naar het Cursusdossiers.
Volg deze stappen voor elke evaluatie die vanuit Evalytics naar Cursusdossiers moet.
Met het oog op de AVG en de personen die toegang hebben tot het digitale Cursusdossier, mag de rapportage GEEN docentvragen bevatten. Let daarom goed op welke vinkjes je UIT moet zetten.
Wat moet ik doen bij een ongeldige evaluatie?
Wanneer een evaluatie ongeldig is verklaard, is er geen rapportage beschikbaar. Het is belangrijk dat in het dossier duidelijk te zien is dat er wél een evaluatie is afgenomen, maar hij géén geldige resultaten heeft opgeleverd. Upload daarom het PDF-bestand 'Cursusdossier - Ongeldige evaluatie' in map 5 (dit bestand is op te vragen via [email protected]). In dit bestand staat onderstaande standaardnotitie:
