Wanneer het TrainToolprogramma klaar is om te gebruiken, dan kun je de deelnemers toevoegen en uitnodigen.    

1. Open het programma dat je wilt starten
2. Navigeer naar het tabblad Instellingen. Scroll vervolgens naar beneden naar Uitnodigingsmail aanpassen.

1. Pas eventueel het Onderwerp van de e-mail aan.
2. Geef een korte Welkomsttekst op zodat de studenten weten waar het over gaat.
3. In het veld Inhoud geef je uitleg over het programma en wat er precies verwacht wordt. Zorg ervoor dat de tekst in dezelfde taal is als de rest van het programma (alle overige 'vaste tekst' past TrainTool aan naar de taalinstelling van de deelnemer).
4. Klik op opslaan om de wijzigingen te bewaren.

• Navigeer naar het tabblad Deelnemers.
• Klik op Deelnemers toevoegen.

1. Voeg alle studenten toe met hun RU e-mailadres. Je kunt meerdere studenten tegelijk toevoegen door e-mailadressen te scheiden met komma's of enters. NB: je kunt ook een grote groep deelnemers inschrijven en deze direct aan een coach koppelen. Maak hiervoor in Excel een document met een aantal kolommen (zie het voorbeeld hieronder).
2. Selecteer een rapportagegroep. Standaard worden deelnemers in één groep geplaatst (Radboud Universiteit Nijmegen). NB: Bestaat je cursus uit veel studenten en wil je bijvoorbeeld per werkgroep kunnen rapporteren? Neem dan contact op met de ICT ondersteuner van je faculteit om nieuwe rapportagegroepen aan te laten maken.
3. Selecteer de taal van het programma. De deelnemers zien de TrainToolomgeving en de e-mails in de geselecteerde taal. NB: zelf aangepaste tekst wordt niet automatisch vertaald!
4. Klik op Deelnemers toevoegen. Als je een grote groep studenten hebt toegevoegd, kan het soms even duren. Je kunt ondertussen gewoon verder werken.

Nadat je deelnemers hebt toegevoegd, verschijnen deze in een lijst onder het tabblad Deelnemers. Je kunt vervolgens deelnemers selecteren voor welke je het programma wilt starten.

1. Vink de studenten aan die je wilt starten.
2. Vink het hokje bovenaan de tabel aan om alle deelnemers te selecteren.
3. Klik op Start deelnemers. Er verschijnt een pop-upvenster.

• Selecteer Start vandaag als je het programma voor de geselecteerde studenten direct wilt starten.
• Selecteer Selecteer een datum als je een datum wilt opgeven waarop het programma start. Vul vervolgens de datum in.
• Klik op Start deelnemers.

Als je ingesteld hebt dat een rollenspel coachbaar is, dan moet je de studenten koppelen aan de juiste coach.

1. Selecteer de student(en) die je wilt koppelen aan een bepaalde coach.
2. Klik op Coach toewijzen. 

• Typ de eerste drie letters van de naam van de coach in het zoekveld. Selecteer de juiste coach. NB: staat je collega er niet tussen? Dan dient er voor deze persoon eerst een coach account aangemaakt te worden.
• Klik op Coach toewijzen.

1. Wil je de startdatum van een van de studenten wijzigen, klik dan op Startdatum wijzigen en pas de datum aan.
2. Wanneer een student de uitnodigingsmail niet heeft gekregen, dan kun je deze opnieuw laten verzenden. Selecteer hiervoor de desbetreffende student en klik op Uitnodiging opnieuw versturen.
3. De informatie onder Licentie vernieuwen kun je negeren: de RU heeft een campuslicentie afgesloten met TrainTool en licenties zijn daarom niet van toepassing.
4. Heeft een student aangegeven niet meer deel te nemen aan de cursus/het programma? Selecteer deze student en klik op Inschrijving sluiten. De student verdwijnt naar de lijst Gesloten deelnemers en kan niet meer meedoen met het programma. De student ontvangt geen notificaties/herinneringsmails meer en is ook niet meer zichtbaar in rapportages.