Wat is de bewaartermijn van mijn notities

Updated on Mar 26, 2025

Voor wie? Deze werkinstructie is bedoeld voor medewerkers die werken met notities.

Introductie

Diverse wetgeving en interne richtlijnen vereisen dat de Radboud Universiteit gegevens van studenten niet langer bewaart dan wettelijk toegestaan. Dit geldt ook voor de notities. De bewaartermijnen worden ingegeven door het doel waarvoor de bewaarde gegevens worden gebruikt.

Notitie specifiek

Notities worden verwijderd op basis van een bewaartermijn uitgedrukt in maanden. De bewaartermijn wordt per hoofdonderwerp (label) vastgelegd. De notities worden op basis van het hoofdonderwerp automatisch verwijderd, ook de notities van gearchiveerde studenten. Onderaan dit artikel is een overzicht opgenomen van de notitieonderwerpen en de vastgestelde bewaartermijn per functie.

Let op, notitieonderwerpen zijn op basis van autorisatie profielen (functie) wel of niet beschikbaar. Het is dus zeer waarschijnlijk dat er onderwerpen op de lijst staan die jij niet kan gebruiken.

Berekening bewaartermijn

OSIRIS kent meerder methoden voor de berekening van de bewaartermijn.

Afstudeerdatum. Wanneer deze methode wordt gebruikt, zal op het moment van het vastleggen van de notitie worden vastgelegd wat het eerstvolgend examen is. Wanneer dat examen wordt behaald, zal vanaf dat moment de bewaartermijn gaan lopen. Zo is het mogelijk om bij verschillende examens ook verschillende gegevens en verschillende bewaartermijnen te hebben.
Aanmaakdatum. Wanneer een notitie in het systeem wordt opgeslagen wordt op dat moment direct op basis van de inrichting de bewaartermijn ingesteld.
Einddatum van de laatste inschrijving op een opleiding. Een student heeft altijd een inschrijvingsrecord. Zo’n record heeft altijd een einddatum. Per collegejaar is er ten minste één inschrijfrecord. Wanneer deze methode wordt toegepast, zal de notitie worden verwijderd op basis van een vergelijking van de huidige datum met die van de einddatum van de laatste inschrijfregel. De inschrijfregel is de registratie van de inschrijvingsperiode. In principe wordt er elk collegejaar een nieuwe inschrijfregel gemaakt voor de periode 1 september tot en met 31 augustus van het kalenderjaar daaropvolgend.
Einddatum van de laatste inschrijving op een opleiding of onderwijs. Idem als bij de einddatum van de laatste inschrijving op een opleiding met de uitbreiding dat nu ook gekeken wordt naar de datum van een inschrijving op onderwijs (cursus).