Hoe maak je een notitie aan voor een student?

Updated on May 06, 2024

In OSIRIS Docent - Begeleider kun je voor een student een notitie maken. Deze notitie zal in de meeste gevallen zichtbaar zijn voor de student. De student kan ook weer reageren op een notitie van een begeleider. Daarnaast kunnen er ook documenten aan een notitie worden gekoppeld, die dan ook weer zichtbaar zijn voor de student. Een notitie kan ook worden gedeeld met andere begeleiders, zodat relevante informatie over de student voor de juiste begeleiders beschikbaar is. De student kan in zijn OSIRIS Student ook weer zien met wie een notitie wordt gedeeld.

In deze werkinstructie wordt beschreven hoe een notitie kan worden aangemaakt, gedeeld en bewerkt.

Selecteer een student om een notitie voor te maken

Selecteer een student door in het linker selectievlak zoekcriteria in te vullen
Klik op de knop "ZOEKEN" te klikken
NB: de opgegeven zoekwaarden worden uitgevoerd alsof er een wildcard achter is geplaatst. Bijvoorbeeld: zoeken op studenten van opleiding LET-M-TAALW geeft ook de studenten van opleiding LET-TAALW-RS. Om de zoekwaarden te begrenzen kun je er een ; (puntkomma) achter plaatsen. Bijvoorbeeld: LET-M-TAALW;
Selecteer daarna de student waarvoor je een notitie wilt maken

Ga naar het tablad "Notities" en maak een nieuwe notitie

Ga naar het tabblad "Notities".
Je ziet hier alle notities die je zelf hebt gemaakt en de niotities die anderen hebben gemaakt en met jou hebben gedeeld. de laatste notitie is altijd geheel zichtbaar terwijl eerdere notities "ingeklapt" zijn. Door erop te klikken "vouwen ze uit".
Klik op de checkbox "Toon details" om alle notities volledig uit te klappen
Klik op de knop "NIEUWE NOTITIE" om een nieuwe notitie te maken

Maak de notitie

Om de notitie te maken kunnen diverse velden worden ingevuld. Puntsgewijs worden de velden hier beschreven.

Datum waarop de notitie is gemaakt.
De opleiding waarvoor de notitie is gemaakt. Dit veld is niet verplicht, echter wanneer het wordt ingevuld is de notitie alleen zichtbaar voor de medewerkers die het notitietype mogen inzien (zie verderop bij type notitie en delen met) én die in OSIRIS Basis zijn gekoppeld voor de betreffende opleiding. Door hier te kiezen voor een opleiding zal het aantal medewerkers dat de notitie mag zien als deze wordt gedeeld, dus worden beperkt!
De eigenaar van de notitie kan zijn eigen notities altijd inzien.
Deadline. Wanneer dit veld is gevuld met een datum betekent dat, dat de notitie van het type "Actiepunt" is geworden. Wanneer deze datum wordt overschreden dan zal de notitie vanzelf bovenaan komen te staan zodat de begeleider die de notitie heeft gemaakt, geattendeerd wordt op het feit dat het actiepunt over tijd is. Een notitie die een actiepunt is, krijgt ook een checkbox waarmee het actiepunt op afgehandeld gezet kan worden. Hiermee is de begeleider dus in staat om een afspraak met een student vast te leggen, en op de voortgang ervan te controleren.
Hier kan het onderwerp worden vastgelegd. Er kan uit meerdere onderwerpen worden gekozen. Door op de "+" knop te klikken wordt en menu geopend waarmee je uit verschillende onderwerpen en sub-onderwerpen kunt kiezen. Mocht er geen goed onderwerp bij staan, neem dan contact op met de Lokaal Functioneeel Beheerder van OSIRIS van jouw faculteit.
In het inhoud veld kan worden beschreven wat de inhoud van de notitie is. Dit kan een gespreksverslag zijn. De inhoud van dit veld is altijd zichtbaar voor de student.
In het beslissingveld kan indien gewenst een beslissing worden beschreven. Bij de Radbou Universiteit is besloten om dit veld ook te gebruiken voor het noteren van een eigen "observatie" of "werkaantekening" betreffende de student door een begeleider. Default staat de zichtbaarheid van dit veld niet aan. dat betekent dat de student de inhoud van dit veld NIET kan zien. Bij 11 (zie hieronder) kan de zichtbaarheid van dit veld eventueel nog aangezet worden.
Met de "+" knop "Bijlage" kan een of meerdere documenten aan de notitie worden toegevoegd. Deze documenten zijn altijd zichtbaar voor de student, indien de notitie ook zichtbaar is voor de student. Aanvullende informatie bij meerdere notitie onderwerpen.
Met het type notitie wordt bepaald met welke groepen medewerkers de notitie in principe gedeeld mag worden (zie punt 10). het type notitie bepaald met welke groepen medewerkers de notitie gedeeld mag worden en welke van die groepen default aangevinkt staan.
De "delen met opties" kunnen worden gebruikt om aan te geven met welke medewerkers de notitie gedeeld mag worden. Afhankelijk van het type notitie zijn een of meerdere groepen default aangevinkt.
Met deze knop kun je zien welke medewerkers onder de aangevinkte groepen vallen.
"Zichtbaar voor de student" bevat twee checkboxen. De eerste kun je niet aanpassen. De inhoud van het veld "Inhoud is altijd zichtbaar voor de student, TENZIJ er niets in het veld inhoud staat, en ook het veld 'beslissing' niet zichtbaar is. De checkbox "beslissing" staat standaard uit, maar kan aangezet worden. In dat geval zal de inhoud van het veld Beslissing wel zichtbaar zijn voor de student. Deze constructie zorgt ervoor dat je als begeleider een notitie kunt maken over een student die zichtbaar is, terwijl je ook werkaantekeningen of ovbservaties kunt registreren die niet zichtbaar zijn voor de student.
Gebruik de knop 'OPSLAAN" om de notitie op te slaan. Vanaf dat moment zal de notitie zichtbaar zijn voor de student (indien deze ook daadwerkelijk zichtbaar is).

Wanneer een notitie is gemaakt wordt daarvan om 20:00 's avonds een notificatie aan de student verstuurd. Dat gebeurt alleen als er tekst in het veld "Inhoud" staat. Wanneer er géén tekst in het veld Inhoud staat, maar wel in het veld "Beslissing", én de zichtbaarheid van het veld "Beslissing staat NIET aangevinkt, dan zal er dus géén notificatie aan de student worden verstuurd. In dat geval zal de student de gehele notitie dus ook NIET zien in OSIRIS Student.

Toevoegen bijlage bij meerdere Notitie onderwerpen

Wanneer je een bijlage toevoegd bij een notitie met meerdere notitie onderwerpen dien je in het bijlage detail scherm eerst een Onderwerp te selecteren (1) waarop de bijlage betrekking heeft. Is niet duidelijk bij welk onderwerp de bijlage hoort selecteer dan een willekeurig onderwerp. Op dat moment wordt automatisch het document type gevuld (2), vervolgens kan een bestand geselecteerd (3) en als bijlage toegevoegd worden.