Docent - Teacher

Bewaartermijn notities

Updated on

Voor wie? Deze werkinstructie is bedoeld voor begeleiders die werken met notities.

Introductie

Diverse wetgeving en interne richtlijnen vereisen dat de Radboud Universiteit gegevens van studenten niet langer bewaart dan wettelijk toegestaan. Dit geldt ook voor de notities. De bewaartermijnen worden ingegeven door het doel waarvoor de bewaarde gegevens worden gebruikt.

Notitie specifiek

Notities worden verwijderd op basis van een bewaartermijn uitgedrukt in maanden. De bewaartermijn wordt per hoofdonderwerp (label) vastgelegd. De notities worden op basis van het hoofdonderwerp automatisch verwijderd, ook de notities van gearchiveerde studenten.  Onderaan dit artikel is een overzicht opgenomen van de notitieonderwerpen en de vastgestelde bewaartermijn.

Let op, notitieonderwerpen worden op basis van autorisatie profielen wel of niet getoond. Het is dus zeer waarschijnlijk dat er onderwerpen op de lijst staan die jij niet kan gebruiken.

Berekening bewaartermijn

OSIRIS kent voor de berekening van de bewaartermijn 4 methoden.

  1. Afstudeerdatum(AFST). Wanneer deze methode wordt gebruikt, zal op het moment van het vastleggen van het gegeven worden vastgelegd wat het eerstvolgend examen is. Wanneer dat examen wordt behaald, zal vanaf dat moment de bewaartermijn gaan lopen. Zo is het mogelijk om bij verschillende examens ook verschillende gegevens en verschillende bewaartermijnen te hebben.
  2. Aanmaakdatum (CREA). Wanneer een gegeven of document in het systeem wordt opgeslagen wordt op dat moment direct op basis van de inrichting de bewaartermijn ingesteld.
  3. Laatste mutatiedatum (MUTA). Wanneer een gegeven of document in het systeem wordt gewijzigd wordt op dat moment de bewaartermijn aangepast t.o.v. de laatste wijzigingsdatum. Deze methode wordt voor de bewaartermijnen van de RU niet gehanteerd.
  4. Einddatum van de laatste inschrijfregel (AFLO). Een student heeft altijd een inschrijvingsrecord. Zo’n record heeft altijd een einddatum. Per collegejaar is er ten minste één inschrijfrecord. Wanneer deze methode wordt toegepast, zal het gegeven worden verwijderd op basis van een vergelijking van de huidige datum met die van de einddatum van de laatste inschrijfregel. De inschrijfregel is de registratie van de inschrijvingsperiode. In principe wordt er elk collegejaar een nieuwe inschrijfregel gemaakt voor de periode 1 september tot en met 31 augustus van het kalenderjaar daaropvolgend.

Overzicht Notitie onderwerpen, bewaartermijn en autorisatie

HOOFDONDERWERP OMSCHRIJVING BEWAARTERMIJN BEWAARTERMIJN_VANAF BESCHIKBAAR_VOOR_PROFIELEN
ADMIN_ALG Administratie algemeen 72 CREA V_ALG
AFWSTPR Afwijkend studieprogramma 72 CREA V_ALG
AL_SCREENING Screening door SLB-Adviseurs 180 CREA VSS_SLB_ADVISEUR
AP_GROEP_TR Soort groepsessie trainers 180 CREA VSS_TRAINERS
AP_INFO_BEG Informatie voor Student Support en studi 240 CREA VSS_PSYCHOLOOG
AP_SOOR_GROE Soort groepsessie 240 CREA VSS_TRAINERS;VSS_PSYCHOLOOG
AP_SOOR_INDI Soort individueel gesprek 240 CREA VSS_TRAINERS;VSS_PSYCHOLOOG
AP_STATUS Status gesprek 240 CREA VSS_TRAINERS;VSS_PSYCHOLOOG
ASL_DOEL_GRP Doelgroep 240 CREA VSS_SLB_ADVISEUR
ASL_DUUR_CSL Duur Consult 180 CREA VSS_SLB_ADVISEUR
ASL_STATUS Status gesprek 180 CREA VSS_SLB_ADVISEUR
ASW_HFD Social worker 60 CREA VSS_SOCIAL_WORKER
AT_HULPVRAAG Hulpvraag intake 180 CREA BEHEERDER;VSS_TRAINERS
AT_SCREENING Screening door trainers 180 CREA VSS_TRAINERS
BSA Bindend Studieadvies 72 AFLO BEHEERDER;V_LFB;VSS_STUDIEADVISEUR
BUITENLAND Buitenland 72 CREA V_ALG;VSS_STUDIEADVISEUR;VSS_MENTOR_PLUS
CORONA Corona 24 CREA BEHEERDER;VSS_STUDIEADVISEUR
DEFICIËNTIE Deficiëntie 72 CREA V_ALG
EVALUATIE Evaluatie 6 CREA BEHEERDER;VSS_TRAINERS;VSS_PSYCHOLOOG;VSS_DECAAN;VSS_SLB_ADVISEUR;VSS_SOCIAL_WORKER
EXCIE Examencommissie 360 CREA BEHEERDER;V_EXCIE
GRENS_GEDRAG Grensoverschrijdend gedrag 24 AFLO V_NOTITIES
INFORMATIE Informatie 13 CREA BEHEERDER;A_ILS_NOTONDERW
INTAKEADV Advies na intake Docentenacademie (RDA) 72 CREA A_RDA_DATA
M AFWEZIG Afwezig bij afspraak 72 CREA BEHEERDER;VSS_STUDIEADVISEUR;VSS_MENTOR_PLUS
M EXIT Exitgesprek bij studiestaken in 1e jaar 72 CREA VSS_STUDIEADVISEUR
M GESPREKSNR Gespreksnummer 72 CREA VSS_STUDIEADVISEUR;VSS_MENTOR_PLUS
M GROEPSGESP Groepsgesprek 72 CREA VSS_STUDIEADVISEUR;VSS_MENTOR_PLUS
M MOTIVATIE Motivatie 72 CREA VSS_STUDIEADVISEUR;VSS_MENTOR_PLUS
M PROF GEDR Professioneel gedrag 72 CREA VSS_STUDIEADVISEUR;VSS_MENTOR_PLUS
M SOC INTEGR Sociale integratie 72 CREA VSS_STUDIEADVISEUR;VSS_MENTOR_PLUS
M STUDIEGEDR Regelmatig studiegedrag 72 CREA VSS_STUDIEADVISEUR;VSS_MENTOR_PLUS
M_MENTORAAT Mentoraat 72 CREA VSS_STUDIEADVISEUR;VSS_MENTOR_PLUS
MOMI MOMI adviezen 72 AFLO VSS_STUDIEADVISEUR;VSS_DECAAN
NOSHOW No show vaardighedentoets 72 CREA V_ALG
SD10 Type contact (studenten decaan) 72 CREA VSS_DECAAN
SD20 Onderwerp (studenten decaan) 72 CREA VSS_DECAAN
SD30 Flexibel studeren (studenten decaan) 72 CREA VSS_DECAAN
SD40 Niet gekomen (studenten decaan) 72 CREA VSS_DECAAN
SKZ Studiekeuzecheck 72 CREA BEHEERDER;IS_FAC_SKZ
SLB Loopbaan advies 72 CREA VSS_CAREER_OFFICER
SS-SLB-TRA Notities SLB en Trainers 25 CREA BEHEERDER;VSS_TRAINERS;VSS_SLB_ADVISEUR
STAGE Stagebegeleiding 72 CREA V_STAGE_COOR;BEHEERDER;VSS_MENTOR_PLUS;V_STAGE
STUDIEADV Studieadvies Docentenacademie (RDA) 72 CREA A_RDA_DATA
STUDORG Studentorganisaties 24 AFLO V_NOTITIES
TOEC Toelatingscommissie 360 CREA BEHEERDER;V_EXCIE;VSS_DOCENT_TOELATING
UITS_ONW Uitschrijven onderwijs 72 CREA V_ALG
UITS_TOETS Uitschrijven toetsing 72 CREA V_ALG
VACC_SCREEN Vaccinaties/screening (MED) 24 AFLO A_MED_DATA
VOORZIENING Voorzieningen 180 CREA V_LFB;VSS_STUDIEADVISEUR
VTTOETS VT toets wijziging 72 CREA V_ALG
01.STV Studievoortgang 30 AFLO VSS_STUDIEADVISEUR
02.BIJZ Bijzondere omstandigheden 24 AFLO VSS_STUDIEADVISEUR
03.DOOR Doorverwijzing 24 AFLO VSS_STUDIEADVISEUR
04.OVER Overig 24 AFLO VSS_STUDIEADVISEUR
Previous Article Opslaan formulier met testresultaten (voor ASB psychologen)
Next Article Hoe maak ik een groslijst op basis van examenprogramma's?