Maak als eerste stap een nieuwe cijfercategorie aan in het cijferboek die niet meetelt voor de eindbeoordeling. Voeg vervolgens vier nieuwe cijferitems toe waarmee de aanwezigheid kan worden bijgehouden.

• Ga naar Administration in de navigatiebalk van je cursus.
• Klik op Grades.

1. Klik op Manage Grades (tweede tab)
2. Klik op New.
3. Klik op Category.

• Geef de categorie een naam, bijvoorbeeld Attendance.
• Voer bij Weight de waarde 0 in. Dit is belangrijk omdat je dit niet wilt laten meetellen voor het eindcijfer.
• Onder Distribution selecteer je Distribute weight evenly across all items.

• Scroll naar boven en klik op Restrictions (tweede tab).
• Klik op Hide from users als je niet wilt dat studenten de categorie zien.
• Klik op Save and Close om de cijfercategorie op te slaan en terug te keren naar Manage Grades.

Vervolgens moet je vier nieuwe beoordelingsitems aanmaken voor de nieuwe beoordelingscategorie.

1. Klik op New.
2. Klik op Item.

• Klik op Pass/Fail.

1. Voer de naam van het grade item in. Gebruik de namen: Absent 1, Absent 2, Absent 3 and Remove.
2. Onder Category selecteer je de category die je net hebt gemaakt. In dit voorbeeld gebruik je Attendance.
3. Voer bij Maximum points 1 in.
4. Klik op Save and New.

Deze stappen moeten vier keer worden herhaald, zodat je vier beoordelingsitems (grade items) hebt. Nadat je het laatste beoordelingsitem hebt aangemaakt klik je op Save and Close.

In Manage Grades zie je de nieuwe cijfercategorie met de bijbehorende vier cijferitems. 

De eerste intelligente agent zorgt ervoor dat de student een e-mail ontvangt zodra hij of zij drie keer afwezig is geweest. Je kunt deze e-mail gebruiken om de studenten te waarschuwen dat ze uit de cursus worden verwijderd als ze vier keer afwezig zijn. De e-mail kan ook worden gebruikt om de studenten op de hoogte te brengen van extra opdrachten en om hen te laten weten waar ze deze opdracht kunnen vinden.

• Navigeer naar Administration in de navigatiebalk van je cursus.
• Klik op Course Admin.
• Ga naar Communication en klik dan op Intelligent Agents.

• Klik op New.

1. Geef de Agent een naam, bijvoorbeeld Additional assignment of Absence.
2. Stel de Release Conditions in. Klik hiervoor op Create and Attach. Er wordt een nieuw venster geopend.

Maak drie release conditions aan (met de namen Absent 1, Absent 2, Absent 3).

1. Selecteer Grades - Grade value on a Grade Item onder Condition Type.
2. Selecteer het gewenste grade item.
3. Selecteer 'Pass' for Grade.
4. Klik op Create.

Om de volgende release condition in te stellen, klik je opnieuw op Create and Attach en volg je vervolgens dezelfde stappen.

1. Zorg ervoor dat All conditions must be met is geselecteerd.
2. Selecteer Take action only the first time the agent's criteria are satisfied for a user. Deze optie zorgt ervoor dat de student de e-mail slechts één keer ontvangt.
3. Selecteer Send an email when the criteria are satisfied.
4. Voor To, vul in {InitiatingUser}. Je kunt ervoor kiezen om de studentenbegeleider in de CC te zetten, zodat hij of zij automatisch op de hoogte blijft van de situatie.
5. Voer een onderwerp (subject) in.
6. Schrijf het bericht. Gebruik de replace string om de student persoonlijk aan te spreken {IniatingUserFirstName}.

1. Selecteer Use Schedule.
2. Klik op Update Schedule. Een nieuw venster opent zich.

• Als je wilt dat er dagelijks controles plaatsvinden, selecteer Daily voor Repeats.
• Vul 1 in voor Repeats Every.
• Klik op Update.

• Klik op Save and Close om de agent op te slaan.

De tweede intelligente agent zorgt ervoor dat de OSIRIS-beheerder van je faculteit een e-mail ontvangt om de student uit de cursus te verwijderen als deze vier keer afwezig is geweest.

• Ga naar Agent List pagina en klik op New.

1. Geef de agent een naam, bijvoorbeeld Removal of student.
2. Klik op Attach Existing om de drie release conditions toe te voegen die je voor de vorige intelligente agent hebt aangemaakt.

1. Selecteer de drie release conditions die je eerder hebt gemaakt.
2. Klik op Attach. 

Maak een nieuwe release condition aan voor het vierde grade item: Removal (Verwijdering). Maak dit grade item aan volgens dezelfde stappen als bij de voorgaande drie.

1. Klik op Create and Attach om release conditions toe te voegen voor het vierde grade item (Removal). Volg dezelfde stappen als bij de andere drie release conditions.
2. Zorg er voor dat All conditions must be met is geselecteerd.
3. Selecteer Take action only the first time the agent's criteria are satisfied for a user. Deze optie zorgt ervoor dat de beheerder de e-mail slechts één keer ontvangt.
4. Selecteer Send an email when the criteria are satisfied.
5. Voor To, voer het e-mailadres in van de OSIRIS-beheerder van je faculteit. Je kunt desgewenst je eigen e-mailadres toevoegen aan het veld ‘BCC’.
6. Voer een onderwerp (subject) in.

• Schrijf het bericht en zorg ervoor dat je replace strings gebruikt om aan te geven over welke student en welke cursus de e-mail gaat.  Klik op de link onder de onderwerpregel (subject) om te zien welke replace strings je kunt gebruiken.

• Selecteer Use Schedule en zorg ervoor dat deze intelligente agent ook dagelijks controleert.
• Klik op Save and Close.

De hierboven beschreven stappen waren bedoeld om alles in te stellen. Het enige wat je nu nog hoeft te doen, is de afwezigheid van de leerling in het grade book noteren.

• Ga naar Grades in de navigatiebalk van je cursus.
• Navigeer naar Enter Grades (eerste tab).

Onder de categorie Attendance zie je de vier grade items voor afwezigheid.

1. Klik op het pijltje achter Presentie
2. Klik op Grade All. Hier kun je voor elke grade item aangeven of de student geslaagd of gezakt is.

• Als een student tijdens een van de lessen afwezig is, voer je fail in bij Absent 1. Als de student opnieuw afwezig is, voer je fail in bij Absent 2, enzovoort. Als je fail hebt ingevoerd bij Absent 1,2 en 3, ontvangt de student een waarschuwingsmail. Wanneer de student opnieuw afwezig is en je fail invoert bij Remove, wordt er automatisch een e-mail verzonden naar de OSIRIS-beheerder.