Voordat je de intelligent agents instelt, kun je het beste de standaardinstelling aanpassen die bepaalt of ontvangers van de automatische e-mail de afzender te zien krijgen.

• Navigeer naar Administration in de navbar van je cursus.
• Klik op Course Admin.
• Klik onder Communication op Intelligent Agents.
• Klik op Settings.

1. Selecteer Set custom values for this course.
2. Vul onder Name that emails come from je eigen naam in.
3. Vul onder Reply-To address for responses het e-mailadres in waarop je reacties wilt ontvangen.
4. Klik op Save.

• Navigeer naar Administration in de navbar van je cursus.
• Klik op Course Admin.
• Klik onder Communication op Intelligent Agents.
• Klik op New Agent.

1. Vul de naam van de intelligent agent in. Kies een voor jou duidelijke naam (de student ziet deze niet).
2. Voeg een beschrijving toe. We raden je aan hier een samenvatting op te nemen van de keuzes die je maakt bij de volgende stappen, zodat je later in het intelligentagentoverzicht direct kunt zien waarvoor je de agent hebt ingesteld.
3. Voeg indien gewenst een Category toe. Deze kunnen gebruikt worden om de intelligent agents onder te brengen in verschillende categorieën.
4. De intelligent agent is standaard per direct ingeschakeld. Verwijder het vinkje onder Status om dat te veranderen.

Onder Scheduling geef je aan wanneer en hoe vaak de intelligent agent de actie uitvoert:

1. Of de intelligent agent eenmalig, dan wel per uur, dag, week, maand of jaar evalueert of iemand aan de gestelde criteria voldoet.
2. Om de hoeveel uren dagen, weken of maanden de intelligent agent de evaluatie herhaalt, en op welke dag de evaluatie moet worden uitgevoerd.
3. Op welke tijd de intelligent agent de evaluatie uitvoert.
4. Voeg een start- en einddatum toe, om een periode in te stellen waarbinnen de intelligent agent uitgevoerd moet worden.

Onder Criteria stel je in aan welke voorwaarde een student moet voldoen voordat hij/zij een e-mail krijgt:

1. Bij Role in Classlist bepaal je voor wie de intelligent agent geldt. Selecteer:
   • All users visible in the Classlist als de agent geldt voor alle gebruikers vanuit alle rollen binnen je cursus (dus ook voor de docenten).
   • Users with specific roles als de intelligent agent alleen voor gebruikers met een specifieke rol moet gelden (coordinator, teacher, grader, student).
2. Onder Login Activity kun je eventueel aanvinken wanneer je wilt dat de intelligent agent een e-mail verstuurt. Vink:
   • User has not logged in for at least ...day(s) aan als de e-mail na x aantal dagen dat een gebruiker niet heeft ingelogd moet worden verstuurd en specificeer het aantal dagen.
   • User has accessed course during the past ...day(s) aan als de e-mail na x aantal dagen dat een gebruiker wel heeft ingelogd moet worden verstuurd en specificeer het aantal dagen.
3. Bij Course Activity kun je net zoals bij Login Activity aanvinken wanneer je wilt dat de intelligent agent een e-mail verstuurt, maar dit keer gaat het om het aantal dagen van (in)activiteit (accessed/not accessed).
4. Voeg eventueel Release Conditions toe. Klik op Browse om een bestaande release condition toe te voegen of op Create om een nieuwe aan te maken en toe te voegen. Nadat je release conditions hebt toegevoegd, kun je in een dropdownmenu kiezen of de Intelligent agent een e-mail verstuurt als gebruikers voldoen aan één of aan alle release conditions.

Onder Actions stel je instellingen voor de e-mails in:

1. Selecteer hoe vaak de intelligent agent een e-mail kan versturen:
   • Selecteer Take action only the first time the agent's criteria are satisfied for a user als de agent één keer een e-mail mag versturen aan een gebruiker als deze voldoet aan de criteria.
   • Selecteer Take action every time the agent is evaluated and the agent's criteria are satisfied for a user als de agent elke keer een e-mail moet versturen als een gebruiker voldoet aan de criteria. NB: de tweede optie raden wij sterk af!
2. Vink Send an e-mail when the criteria are satisfied aan (anders stuurt de intelligent agent geen e-mail naar de student).

Onder Send an Email kun je de volgende velden invullen:

1. Vul in de e-mailvelden in naar wie de intelligent agent een e-mail  moet versturen. Vul je eigen e-mailadres in als jij de e-mails ook wilt ontvangen - dat is handig, omdat je dan updates krijgt over wat studenten wel en niet doen in jouw cursus. Aan de hand van deze e-mails moet je wel zelf de student waarschuwen of informeren.
   Je kunt ook de replacement string {InitiatingUser} gebruiken (in het To-veld) als je wilt dat de intelligent agent de student zelf een e-mail stuurt.
2. Voeg een onderwerp toe.
3. Voeg eventueel een afbeelding toe in de tekst.
4. Typ het bericht in de HTML-editor.
5. Voeg eventueel een bestand toe aan je e-mail.

Klik op Save and Close om de wijzigingen op de slaan terug te gaan naar de Agent-List-pagina. 

Voor elke intelligent agent kun je een een oefenscan (practice run)uitvoeren. Je voert zo een evaluatie uit zonder e-mails te versturen. Na de practice run zie je in het overzicht op de Agent-listpagina wie er aan de criteria van de intelligent agent voldoen.

1. Klik op het pijltje naast de intelligent agent.
2. Klik op Practice Run.

• Klik op Run.
• Klik op Done om terug te keren naar de Agent-Listpagina.

1. Klik op View History om de resultaten van de Practice Run te zien.
2. Klik op ...users identified om het rapport van een Practice Run te zien.

Als je ervoor kiest een intelligent agent handmatig te scannen, doe je dat vanuit de Agent-Listpagina. Dat is handig als je de intelligent agent niet hebt ingepland en je houdt zo ook meer controle over de intelligent agent.

1. Klik op het pijltje naast de Intelligent agent.
2. Klik op Run Now.

• Klik op Run.
• Klik op Done om terug te keren naar de Agent-Listpagina.

De resultaten verschijnen in het overzicht achter de betreffende intelligent agent.